FÜR KANZLEIEN
Kapazität in der Personalverrechnung, ohne dass die Kanzlei etwas abgibt
Personalverrechnung ist in Kanzleien der Bereich, der am schnellsten eng wird: Sie hängt an wenigen Personen, sie hat harte Fristen, und sie lässt sich nicht verschieben. Wir sind eine berufsberechtigte Personalverrechnung, die Kanzleien punktuell, befristet oder für definierte Bestände unterstützt — im Namen der Kanzlei, mit ihren Abläufen und ohne Zugriff auf die Mandatsbeziehung.
ANLASS
Wozu wir dazukommen
Spitzen und Engpässe
Jahresarbeiten, größere Ein- oder Austrittswellen, ein Mandat mehr, als gerade in den Plan passt.
Urlaub, Ausfall, Nachbesetzung
Befristet und mit dokumentierter Übergabe, sodass die Kanzlei ihre Fristen hält.
Fachliche Zweitmeinung
Ein komplexer Einzelfall — eine ungewöhnliche Beendigung, eine Karenzkonstellation, eine Aufrollung, eine strittige Bezugsart. Manchmal ist das die gesamte Zusammenarbeit, und das ist in Ordnung.
Definierte Bestände
Einzelne Mandate oder Mandatsgruppen, laufend bearbeitet, in Abstimmung mit der Kanzlei.
UNTERSCHIED
Was uns von einer Aushilfe unterscheidet
Anerkannte Personalverrechnergesellschaft
Die OverTime GmbH ist als Personalverrechnergesellschaft nach dem Bilanzbuchhaltungsgesetz 2014 anerkannt — die Berechtigung liegt beim Unternehmen, nicht nur bei einer Person. Dazu gesetzliche Verschwiegenheitspflicht, verpflichtende Fortbildung, Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung und Aufsicht durch die Bilanzbuchhaltungsbehörde. Das ist der Unterschied zwischen einer Befugnis und einer Erfahrungsangabe.
Doppelte Verschwiegenheit
Für uns gilt die eigene Verschwiegenheitspflicht nach dem Bilanzbuchhaltungsgesetz. Zusätzlich erstreckt das Wirtschaftstreuhandberufsgesetz die Verschwiegenheitspflicht der Kanzlei ausdrücklich auf ihre Erfüllungsgehilfen. Beide Ebenen greifen, und beide werden vertraglich abgebildet.
Fachliche Tiefe statt Kapazität allein
Wenn ein Fall schwierig ist, wollen Sie jemanden, der ihn löst — nicht jemanden, der ihn abarbeitet.
ABGRENZUNG
Aufgaben- und Haftungsabgrenzung
Das ist der Teil, der entscheidet, und deshalb steht er nicht am Seitenende.
Bevor ein einziger Datensatz bearbeitet wird, wird schriftlich festgelegt:
| Was | Wird geregelt |
|---|---|
| Bearbeitung | welche Arbeitsschritte bei uns liegen und welche in der Kanzlei bleiben |
| Prüfung und Freigabe | wer die Abrechnung prüft, wer freigibt, in welcher Frist, und was ohne Freigabe passiert |
| Meldungen und Behörden | wer meldet, unter welcher Vollmacht, wer die Korrespondenz führt |
| Mandantenkommunikation | wer mit dem Mandanten spricht — im Regelfall ausschließlich die Kanzlei |
| Haftung | wer für welchen Schritt einsteht, mit welcher Versicherungsdeckung, und wie im Schadensfall vorgegangen wird |
| Datenschutz | Rollen nach der Datenschutz-Grundverordnung, Auftragsverarbeitung, Subverarbeiter, Serverstandort, Löschkonzept |
| Zugriffe | Systemzugänge, Berechtigungen, Protokollierung, Entzug bei Ende der Zusammenarbeit |
| Ende der Zusammenarbeit | Rückgabe, Übergabedokumentation, Aufbewahrung |
Der Rahmen dafür steht im österreichischen Berufsrecht. Unsere eigene Verschwiegenheitspflicht ergibt sich aus dem Bilanzbuchhaltungsgesetz, samt Entschlagungsrecht als Zeuge. Das Wirtschaftstreuhandberufsgesetz erstreckt die Verschwiegenheitspflicht der Kanzlei ausdrücklich auf ihre Erfüllungsgehilfen. Für die Datenverarbeitung gilt die Datenschutz-Grundverordnung. Und für übergebene Unterlagen und den Auftragsschriftverkehr gilt für uns eine siebenjährige Aufbewahrungspflicht.
Was das Berufsrecht nicht im Einzelnen vorgibt, halten wir schriftlich fest — die Punkte in der Tabelle oben. Nicht weil etwas unklar wäre, sondern weil eine Kanzlei nachweisen können muss, wie sie die Einbindung geregelt hat. Wenn Ihre Kanzlei dazu eine eigene Vorlage oder Rechtsauffassung hat, arbeiten wir damit.
MANDATSSCHUTZ
Mandatsschutz — die Frage, die Sie zurecht stellen
Wir betreuen auch Unternehmen direkt. Deshalb sprechen wir diesen Punkt selbst an, statt zu warten, bis Sie ihn stellen.
Ein Mandat, das über Ihre Kanzlei zu uns kommt, bleibt Ihr Mandat. Kein Direktkontakt ohne Ihre Freigabe. Keine Angebote an Ihre Mandanten. Kein Abwerben. Das wird vertraglich festgehalten, nicht zugesagt.
Uns ist bewusst, dass diese Zusage nur so viel wert ist wie ihre schriftliche Fassung. Genau darum steht sie in der Vereinbarung und nicht nur auf dieser Seite.
SICHTBARKEIT
Sichtbar oder im Hintergrund
Beides ist möglich, und es ist Ihre Entscheidung:
Im Hintergrund
Wir arbeiten im Namen der Kanzlei. Für den Mandanten ändert sich nichts, die Kanzlei bleibt Ansprechpartner und Absender.
Als benannter Partner
Die Kanzlei nennt uns als Fachpartner für Personalverrechnung. Das kann sinnvoll sein, wenn Spezialwissen Teil des Angebots an den Mandanten ist.
Ob und in welcher Form Mandanten über die Einbindung informiert werden, entscheidet die Kanzlei. Wir halten uns an das, was vereinbart wird — und halten eine bewusste Festlegung für besser als eine stillschweigende.
SYSTEM
Wir arbeiten mit BMD
In Ihrem Bestand, in Ihrem System. Wir arbeiten mit BMD — dem System, in dem die Personalverrechnung in österreichischen Kanzleien üblicherweise läuft. Damit entfällt der Teil, der Kanzleien bei externer Unterstützung am meisten Arbeit macht: Datenexport, Übergabe, Rückimport, Abstimmung von zwei Beständen.
Was das praktisch bedeutet:
- Ihre Historie bleibt an einem Ort, Ihre Auswertungen bleiben vergleichbar
- Keine Parallelführung und kein Abgleich zweier Datenstände
- Ihre Kanzleistandards, Lohnarten und Auswertungen gelten weiter — wir arbeiten in Ihrer Einrichtung, nicht in unserer
- Das Ende der Zusammenarbeit ist kein Rückmigrationsprojekt, weil nichts zurückwandern muss
Zugriffe, Berechtigungen und Protokollierung werden vor dem ersten Datensatz festgelegt und mit Ende der Zusammenarbeit entzogen.
ZUSATZANGEBOT
Ein Zusatzangebot für Ihre Mandanten
Personalkosten-Auswertungen und Entgelttransparenz sind kein klassisches Kanzleithema — die Datengrundlage dafür entsteht aber in der Abrechnung.
Unser Reporting steht auch in der Zusammenarbeit mit Kanzleien zur Verfügung: als Auswertung, die die Kanzlei ihren Mandanten anbieten kann, ohne selbst ein Reportingwerkzeug aufzubauen. Sehen Sie sich das Portal mit dem Demo-Zugang an.
EINSTIEG
Wie ein erster Schritt aussieht
- 01
Vertrauliches Gespräch
Ausgangslage, Anlass, Umfang. Ohne Unterlagen, ohne Mandantennamen.
- 02
Ein abgegrenzter Testfall
Ein Mandat, ein Monat, ein Fall. Klein genug, dass ein Fehler keinen Schaden anrichtet, und groß genug, dass man sieht, ob es passt.
- 03
Vereinbarung
Aufgaben, Freigaben, Haftung, Datenschutz, Mandatsschutz — schriftlich, vor der Ausweitung.
- 04
Ausweitung, wenn es passt
Und nicht, wenn es nicht passt.
GRENZEN
Was wir nicht tun
- Wir treten nicht an die Stelle Ihrer Beratung. Steuerliche und rechtliche Beurteilung bleibt bei der Kanzlei.
- Wir vertreten nicht bei der Prüfung lohnabhängiger Abgaben und nicht in Rechtsmittelverfahren.
- Wir kontaktieren Ihre Mandanten nicht ohne Ihre Freigabe.
- Wir bewerten die Arbeit Ihrer Personalverrechnung nicht. Sie ist unser fachliches Gegenüber.
GESPRÄCH
Der nächste Schritt
Am schnellsten klärt sich das an Ihrem Bestand: ein vertrauliches Erstgespräch, in dem wir uns Ihre Abläufe, Ihre Fristen und die Stellen ansehen, an denen es regelmäßig eng wird.
Danach wissen Sie, ob und in welcher Form eine Zusammenarbeit trägt — und was sie für Ihre Kanzlei bedeutet.