VERTRETUNG
Vertretung, die ohne Einarbeitung übernehmen kann
Ihre Lohnverrechnung läuft intern, und das soll so bleiben. Für die Zeiten, in denen Kapazität fehlt, gibt es eine vorbereitete Vertretung — mit dokumentierten Abläufen und geklärten Zugriffen, sodass eine Übernahme ein Handgriff ist und kein Projekt.
ANLASS
Wann das gebraucht wird
Planbar und unplanbar, meistens beides:
- Urlaub, insbesondere über einen Abrechnungslauf hinweg
- längerer Ausfall
- Wechsel oder Nachbesetzung in der Personalverrechnung
- Belastungsspitzen: Jahresarbeiten, größere Ein- oder Austrittswellen, Systemumstellungen
- Zeiten, in denen Wissen bei einer Person liegt und diese Person entlastet werden soll
VORAUSSETZUNG
Wie Vertretung übernehmbar wird
Vertretung entsteht nicht im Bedarfsfall, sondern vorher. Vier Dinge machen den Unterschied:
Dokumentierte Abläufe
Welche Daten kommen woher, in welcher Form, zu welchem Termin. Wer prüft, wer gibt frei. Diese Dokumentation entsteht bei uns ohnehin — sie ist das Ergebnis der Bestandsaufnahme und bleibt bei Ihnen.
Geklärte Zugriffe
Systemzugänge, Berechtigungen, behördliche Vollmachten. Geklärt und dokumentiert, bevor sie gebraucht werden — nicht am Tag, an dem jemand ausfällt.
Arbeit in Ihrem System
Wir arbeiten möglichst in Ihrer Umgebung und nach Ihren Vorgaben. Damit bleibt Ihre Historie an einem Ort, und die Rückkehr in den Normalbetrieb ist kein Rückmigrationsprojekt.
Definierte Rückgabe
Eine Vertretung hat ein Ende. Was in dieser Zeit passiert ist, wird dokumentiert und übergeben — inklusive der Punkte, die aufgefallen sind.
KLEINSTE FORM
Fachliche Zweitmeinung
Auch ohne Vertretungsfall: Bei einem komplexen Fall — einer ungewöhnlichen Beendigung, einer neuen Bezugsart, einer Karenzkonstellation, einer Aufrollung — sehen wir uns die Berechnung an und sagen Ihnen, was wir sehen. Das ist die kleinste Form der Zusammenarbeit und oft der Anfang.
ABGRENZUNG
Was Sie behalten
Ihre interne Personalverrechnung bleibt Ihre. Wir arbeiten nicht darauf hin, sie zu ersetzen, und wir bewerten die Arbeit, die dort geleistet wird, nicht. In der Praxis ist die interne Verrechnung unser fachlicher Gegenüber, nicht unser Thema.
ABLAUF
Ablauf
- 01
Gespräch
Anlass, Zeitraum, Umfang, System.
- 02
Bestandsaufnahme
Abläufe, Datenwege, Zuständigkeiten und Sonderfälle aufnehmen und dokumentieren.
- 03
Vorbereitung
Zugriffe, Berechtigungen und Freigabewege klären.
- 04
Vertretung
Übernahme im vereinbarten Umfang.
- 05
Rückgabe
Dokumentierte Übergabe, offene Punkte benannt.
Schritt 2 und 3 lohnen sich auch dann, wenn Schritt 4 nie eintritt. Danach ist Ihre Lohnverrechnung dokumentiert — und das ist unabhängig von uns ein Wert.
ERSTER SCHRITT
Preis
Vertretung wird nach Aufwand und vereinbartem Umfang kalkuliert. Was den Aufwand bestimmt, ist derselbe Katalog wie bei der laufenden Abrechnung, dazu die Länge des Zeitraums und die Frage, ob wir in Ihrem System arbeiten.