PROZESSE
Bevor automatisiert wird, muss der Weg der Daten stimmen
Die meisten Probleme in der Lohnverrechnung entstehen nicht in der Abrechnung. Sie entstehen davor: an der Stelle, an der Daten aus der Zeitwirtschaft, aus HR-Listen, aus Reisekostenerfassungen und aus E-Mails zusammenlaufen und jemand sie manuell zusammenfügt. Wir sehen uns diese Wege an, dokumentieren sie und machen sie belastbar.
SYMPTOME
Woran Sie es merken
Nicht daran, dass etwas nicht funktioniert. Sondern daran, wie viel Aufwand nötig ist, damit es funktioniert:
- Dieselbe Information wird an zwei oder drei Stellen erfasst
- Ein Monatsabschluss hängt an einer Tabelle, die eine einzelne Person pflegt
- Zwischen Zeitwirtschaft und Abrechnung liegt ein Export, eine Nachbearbeitung und ein Import
- Auswertungen stimmen nur, wenn jemand sie vorher „bereinigt“
- Bei einer Nachfrage aus der Geschäftsführung dauert die Antwort einen halben Tag
- Niemand kann genau sagen, welche Daten in welcher Reihenfolge zusammenkommen müssen
ANALYSE
Prozess- und Datenanalyse
Was wir aufnehmen
Für jede abrechnungsrelevante Information: woher sie kommt, in welchem Format, über welchen Weg, wer sie verantwortet und zu welchem Termin sie vorliegt. Das ist unspektakulär und der Kern der Sache — die meisten Datenwege sind nirgends beschrieben, sondern nur bekannt.
Was dabei herauskommt
Eine Beschreibung Ihrer Abrechnungsprozesse, eine Übersicht der Datenwege und eine Liste der Stellen, an denen etwas fehlt, doppelt läuft oder nur mündlich geregelt ist. Diese Liste zeigen wir Ihnen vollständig, auch die unbequemen Punkte.
Was Sie damit machen können
Manche Kunden setzen danach genau eine Änderung um und lassen den Rest. Das ist ein legitimes Ergebnis. Die Dokumentation gehört ohnehin Ihnen.
SCHNITTSTELLEN
Schnittstellen zwischen Zeitwirtschaft, HR und Abrechnung
Eine Schnittstelle ist erst dann eine Schnittstelle, wenn niemand mehr etwas dazwischen von Hand macht. Alles andere ist ein Export mit Zusatzarbeit.
Wir prüfen, welche Daten tatsächlich übergeben werden müssen, in welcher Form die Zielseite sie braucht und was beim Übergang verloren geht — Kostenstellen, Zuordnungen, Zeitarten, Zuschlagslogiken. Dann legen wir fest, was automatisiert übergeben wird und was bewusst manuell bleibt, weil eine fachliche Prüfung dazwischen gehört.
Der Punkt, an dem die meisten Projekte kippen: Eine Schnittstelle, die 95 Prozent der Fälle abdeckt, erzeugt für die restlichen 5 Prozent oft mehr Arbeit als vorher. Deshalb sehen wir uns die Ausnahmen zuerst an.
SYSTEMWECHSEL
Wechsel der Lohnsoftware
Ein Systemwechsel ist zu 20 Prozent Software und zu 80 Prozent Vorbereitung. Was vorher geklärt sein muss:
Was übernommen wird und was nicht
Stammdaten, Jahreswerte, Vorbezüge, offene Salden, Historie. Nicht alles muss mitwandern — aber jede Entscheidung dagegen muss bewusst getroffen werden, nicht aus Zeitdruck.
Auswertbarkeit über den Stichtag
Wenn die Historie im Altsystem bleibt und die Zeitreihe im neuen bei null beginnt, verlieren Sie Vergleichbarkeit genau in dem Jahr, in dem Sie sie am nötigsten brauchen. Das ist reparabel, wenn man vorher daran denkt.
Der Parallellauf
Ein bereits abgerechneter Monat wird im neuen System nachgerechnet und Zeile für Zeile gegen das Original gestellt. Abweichungen werden erklärt, nicht stillschweigend korrigiert.
Der Zeitpunkt
Der Jahreswechsel ist der beste Termin, weil dann keine Jahreswerte fortgeschrieben werden müssen. Mitten im Jahr geht es auch, kostet aber zusätzliche Arbeit.
Bei einem Wechsel begleiten wir die fachliche Seite: welche Daten in welcher Form gebraucht werden, was zu prüfen ist und woran man erkennt, dass die Übernahme gestimmt hat.
Auf der Zielseite arbeiten wir mit BMD. Wenn Ihr Weg dorthin führt, kennen wir das System, in dem Sie danach arbeiten — und wissen, welche Vorarbeit sich lohnt und welche nicht.
NEBENPRODUKT
Reporting als Ergebnis, nicht als Zusatz
Wenn Daten und Zuordnungen konsistent zusammenlaufen, sind Auswertungen keine Extraleistung mehr, sondern ein Nebenprodukt. Das ist der eigentliche Grund, warum sich die Arbeit an den Prozessen rechnet.
HALTUNG
Wie wir dabei arbeiten
Erst verstehen, dann empfehlen
Eine Aussage über einen Prozess, den wir nicht gesehen haben, wäre eine Vermutung.
Automatisierung verstärkt einen guten Prozess
Einen unklaren Prozess macht sie nur schneller unklar. Deshalb steht die Analyse vor jedem Werkzeug.
Fachliche Prüfschritte bleiben bestehen
Wir automatisieren dort, wo es fachlich vertretbar ist — und lassen die Kontrollen, die eine Abrechnung braucht.
Für die technische Umsetzung von Automatisierungen arbeiten wir mit unserem Partner, der score business GmbH, zusammen.
ERSTER SCHRITT
Auch ohne Auslagerung
Diese Leistung setzt nicht voraus, dass wir Ihre Abrechnung übernehmen. Prozessanalyse, Schnittstellen und Systemwechsel funktionieren genauso, wenn die Lohnverrechnung bei Ihnen oder bei Ihrer Steuerberatung bleibt.