Die komplette Abrechnung, in einer Hand

Manches fällt nicht jeden Monat an und wird deshalb gesondert abgerechnet. Wir sagen es lieber vorher, als es später auf der Rechnung zu erklären:

• An- und Abmeldungen zur Sozialversicherung
• monatlich variable Bezugsbestandteile, etwa Erschwerniszulagen, oder manuell erfasste Diäten
• Verwaltung von Nichtleistungszeiten: Urlaub, Krankenstand, Pflegeurlaub
• Exekutionen
• Endabrechnungen
• Karenz, Elternteilzeit, Bildungskarenz und Bildungsteilzeit, Wiedereingliederung, Schonarbeit, Altersteilzeit
• Rückstellungen
• Kommunikation mit Behörden: Schriftverkehr, Korrespondenz und Telefonate mit Finanzamt, Gesundheitskasse und Gemeinden
• Beratung im Tagesgeschäft zu alltäglichen Fragen der Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Vorbereitung und Unterstützung bei Prüfungen durch Finanzamt, Gesundheitskasse oder Gemeinden
• Beratung und Berechnung von Sonderzahlungen, Prämien und Boni
• Lohnbestätigungen, AUVA-Anträge, EFZG-Bestätigungen, Meldungen an Arbeitsinspektorat und AMS

Rückfragen zur Abrechnung selbst sind Teil der Leistung. Wer Zahlen liefert, muss sie auch erklären können — sonst funktioniert die Abrechnung nicht. Für weitergehende Beratung vereinbaren wir einen Stundensatz oder ein Kontingent, damit Sie wissen, woran Sie sind.

Ob Sie im Vorhinein abrechnen, während des Monats oder zum Monatsende, ob Ihr Kollektivvertrag einen eigenen Auszahlungstermin vorgibt: Das ist der Ausgangspunkt. Der Terminplan wird darum herum gebaut, nicht umgekehrt.

So sieht ein Lauf aus. Einige Arbeitstage vor der Auszahlung liegt der Datenschluss. Danach erhalten Sie die Probeabrechnung samt Auswertungen und prüfen sie. Nach Ihrer Freigabe laufen Echtabrechnung, Zahlungsdatei und Lohnzettel. Meldungen und Abgaben halten wir zu ihren gesetzlichen Terminen ein.

Wie viel Vorlauf es genau braucht, legen wir gemeinsam fest. Das hängt davon ab, wie komplex Ihre Abrechnung ist und in welcher Form die Daten zu uns kommen. Bei strukturierter, automatisierter Zulieferung genügen wenige Tage. Bei mehreren Kollektivverträgen, mehreren Standorten oder manuell aufbereiteten Daten planen wir mehr Luft ein. Beides funktioniert — es soll nur vorher besprochen sein.

Zwei Dinge laufen unabhängig vom Terminplan, weil das Gesetz es so verlangt: Anmeldungen vor Arbeitsantritt und Abmeldungen binnen sieben Tagen. Dafür brauchen wir keine Frist, sondern eine kurze Nachricht — und die geht auch am Freitagabend.

Zum Start bekommen Sie einen Terminplan für das ganze Jahr, mit allen Daten, auch für Feiertage und den Jahreswechsel.

Der Wechsel ist der Teil, der Sorgen macht — nicht die Abrechnung danach. Deshalb läuft er bei uns immer gleich:

1. 01

   Bestandsaufnahme

   Wir sehen uns Belegschaft, Kollektivverträge, Bezugsarten, Systeme und Datenwege an — und sagen Ihnen, was wir dabei finden.

2. 02

   Datenübernahme

   Stammdaten, Jahreswerte und Vorbezüge werden übernommen und gegen Ihre Verträge abgeglichen.

3. 03

   Vereinbarte Abläufe

   Wer liefert wann welche Daten, wer gibt frei, welche Auswertungen gehen wohin. Schriftlich, vor dem ersten Lauf.

4. 04

   Kontrolllauf

   Wir rechnen einen bereits abgeschlossenen Monat nach und stellen ihn Ihrem Original gegenüber. Abweichungen erklären wir, statt sie stillschweigend zu korrigieren.

5. 05

   Erste Abrechnung im Echtbetrieb

   Mit erhöhter Kontrolle, Vorschau zur Prüfung und Freigabe durch Sie.

Am Ende steht eine dokumentierte Prozessbeschreibung Ihrer Lohnverrechnung. Die gehört Ihnen — unabhängig davon, wie lange wir zusammenarbeiten.

Der beste Übernahmezeitpunkt ist der Jahreswechsel, der zweitbeste ein Monatserster nach einer abgeschlossenen Sonderzahlungsperiode. Mitten im Jahr geht es auch, dann kommt die Fortschreibung der Jahreswerte dazu.

Damit es keine Missverständnisse gibt:

• Bei der Vorbereitung auf eine Prüfung der lohnabhängigen Abgaben unterstützen wir Sie. Vertreten dürfen wir Sie dort nicht — das ist Ihrer Steuerberatung oder Rechtsvertretung vorbehalten.
• Vertretung in Rechtsmittelverfahren gehört ebenfalls nicht dazu.
• Allgemeine Rechts- und Steuerberatung außerhalb unseres Berechtigungsumfangs erbringen wir nicht.